Заявка на финансирование - это письменная просьба о поддержке Вашего социального проекта, с которой Вы обращаетесь к инвестору и предлагаете использовать Вас (Вашу организацию), Ваш опыт и профессионализм для работы по решению проблемы в Вашем регионе или в какой-то специальной области. Как правило, структура заявки предлагается грантодателем (нужно внимательно читать его требования), но есть типовые пункты.
Заявка должна выполнять следующие пять функций (по версии Всеукраинского благотворительного фонда «Вера. Надежда. Любовь.»):
· Заявка представляет проект, который вы создали.
Цель проекта – решение реально существующей важной проблемы. Если отсутствует четко определенная проблема, то невозможно предлагать программу по ее решению. Заявка представляет ваши идеи и пути решения проблем.
· Заявка - это план. В заявке представлен подробный план действий по осуществлению проекта.
· Заявка - это хорошо продуманная просьба, а не униженная мольба «срочно дайте денег!».
· Заявка - орудие убеждения. Заявка - это инструмент, который используется для того, чтобы убедить кого-то в своих идеях, понять вашу точку зрения, согласиться с вами и с вашим проектом, и, в конечном итоге, профинансировать ваш проект.
Заявка убеждает инвестора в том, что вы абсолютно надежны и вселяете в него уверенность в вас и вашем проекте.
· Заявка - это обещание и обязательство. В заявке вы обещаете решить проблему. Вы также берете на себя обязательство оставаться в рамках предложенного проекта. Ваше обещание и обязательство морального плана, однако, если вы получите финансирование, это обещание и обязательство становятся юридической нормой и это должно быть четко отражено в вашей заявке.
1. ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ (“визитная карточка” проекта) – одна страница текста с информацией об организаторе-исполнителе и о проекте, включающей:
• название проекта, которое должно быть кратким, образным и ярким, привлекать внимание и отражать суть предполагаемой деятельности (например, “Защитим их права!”, “Будущее не ждет!”, “Реальному опыту – творческую жизнь!”, “Уходящие ремесла” и т. д.);
• данные об организации-исполнителе: название, юридический и фактический адреса, телефон/факс, электронная почта, номер расчетного счета;
• данные об организациях-партнерах (государственных или общественных организациях, поддерживающих программу или принимающих участие в ее реализации): наименование, адрес, вклад в проект, возможная мотивация;
• данные о руководителе проекта (иногда и данные о бухгалтере проекта): ФИО, дата рождения, звания, ученая степень, должность, юридический адрес (основное место работы руководителя) в соответствии с уставом организации, телефон/факс, электронная почта;
• радиус (география) действия программы: регион, город, микрорайон города, поселение и т. п.;
• срок и продолжительность реализации проекта (как правило, не более 2–3 лет);
• стоимость проекта: требуемый объем финансирования (запрашиваемая сумма) с указанием долей имеющихся источников финансирования (собственный вклад организации или средства, привлеченные из других источников).
2. АННОТАЦИЯ ПРОЕКТА - не более двух страниц текста, представляющего собой краткое, концентрированное изложение проекта, предельно конкретно, сжато и выразительно отражающее смысл его основных разделов. В ней содержится информация о заявителе, его прежних достижениях, излагается актуальность проекта, его цели, задачи, форма реализации и содержание деятельности, ресурсы организации, запрашиваемая сумма, т. е. повторяются все части заявки (по несколько предложений на каждую часть).
Аннотация является фундаментом, на котором строится весь проект, каркасом для описания задач и обоснования бюджета, краткой формулировкой предложений для решения поставленных задач и удовлетворения заявителя.
По сути аннотация представляет собой перечень ответов на вопросы:
§ Кто?
§ Для кого?
§ Почему?
§ Что сделать?
§ Как сделать?
§ С каким результатом?
§ Сколько денег необходимо?
Кто? – это презентация организации-заявителя, поэтому необходимо указать:
§ дату регистрации;
§ цели и задачи организации, подающей заявку;
§ ресурсы организации (кадровые, финансовые, материально-технические и т. д.);
§ уникальность организации, опыт работы, ее наиболее впечатляющие достижения, имеющие отношение к проекту;
§ оценку и признание результатов прежних проектов, аналогичных предлагаемому;
§ прецеденты финансовой поддержки, получаемой из других источников;
§ опыт сотрудничества с органами власти и другими организациями и структурами, занимающимися решением проблемы, на которую направлен проект;
§ доказательства уровня квалификации и компетентности, необходимого и достаточного для выполнения поставленных задач.
Для кого? – это благополучатели, поэтому необходимо указать конкретных людей или целевые аудитории, на которых направлена деятельность по проекту и жизнь которых улучшится в результате реализации проекта.
Почему? – это анализ проблемной ситуации, аргументация актуальности проекта, описание идеи проекта.
Формулировка проблемы, на решение которой направлен проект – это:
§ указание на отсутствие чего-то, наличие чего-то негативного, приносящего вред, требующего изменения жизни благополучателей или внешних социальных условий, препятствующих, тормозящих, оказывающих негативное воздействие на решение проблемы, на решение которой направлен проект);
§ анализ причин этого негативного явления и его последствий.
Анализ проблемы должен быть убедительным: четко сформулирован, хорошо аргументирован и подкреплен информацией, статистикой, экспертной оценкой.
Организация должна показать знание проблем и наличие специалистов, которые будут работать с этими целевыми группами.
С позиции социокультурного проектирования в проблемной ситуации выделяются те элементы, которые могут быть изменены в рамках проекта, а сам проект адресуется прежде всего носителю проблемы.
Формулируя актуальность проекта, необходимо:
§ показать актуальность проблемы для местного сообщества и региона,
§ указать, какие организации и структуры занимаются ее решением
§ представить собственный опыт работы в этой проблемной сфере.
Если организация не единственная, которая работает в данной области, то важно объяснить, в чем заключается уникальность ее деятельности по сравнению с другими, не будет ли проект дублировать деятельность другой, возможно, более сильной, известной или успешной организации и почему именно этот проект будет способствовать более эффективному решению проблемы. Положительным моментом является опыт работы организации с другими некоммерческими организациями или структурами, которые призваны заниматься решением данной проблемы, и привлечение их к реализации проекта.
Необходимо учесть следующее:
§ в характеристику ситуации не следует включать внутренние проблемы деятельности организации-заявителя, такие как: недостаток финансовых средств, отсутствие кадров, слабая материально-техническая база и т. п.;
§ обозначенные проблемы, определившие актуальность проекта, необходимо проиллюстрировать (подтвердить) материалами собственных или специализированных социологических исследований, публикациями в СМИ, статистическими данными и т. п.;
§ проблемы, решаемые в рамках проекта, необходимо связать с функциями и задачами организации (указать, как проект соотносится с деятельностью организации, ее миссией и задачами);
§ масштаб проблем должен быть в пределах разумного, а их характер и содержание должны быть связаны с интересами организации, выделяющей средства.
Что сделать? - конкретные шаги по решению проблемы.
Как сделать? - описание способов/методов решения проблем.
С каким результатом? - конкретные показатели, по которым можно будет оценить, как в результате решения проблемы улучшилась жизнь благополучателей.
Сколько денег (ресурсов) необходимо? Основная задача этого раздела заявки – показать связь между интересами организации, разрабатывающей проект, и интересами финансирующего органа.
3. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА
Следует обратить внимание на то, чтобы цели были связаны с проблемами, а задачи представляли собой конкретные и поддающиеся измерению способы изменения ситуации (решение проблемы), характеристика которой давалась ранее.
Цель – общее описание предполагаемых результатов и ожиданий, наивысшая точка достижений, к которой стремится организация в ходе реализации проекта.
Цель должна быть реалистичной и соотноситься с проблемой, задачами, видами деятельности и бюджетом проекта. Предполагаемые цели должны соответствовать самому высокому уровню результата, т. е. существенно улучшить ситуацию, изложенную в описании проблемы.
Фактически цель – уникальное решение проблемы организацией, обладающей необходимыми знаниями, опытом, ресурсами, действия по устранению негативного явления или его причин.
Задачи – конкретное описание того, что будет выполнено и достигнуто, частные результаты, этапы на пути к достижению цели. С точки зрения оформления текста заявки задачи лучше формулировать и перечислять в виде списка, а не излагать в повествовательной форме.
Задачи формулируются в виде утверждений о действиях в ориентированных на результат, основанных на эффективности работы и поддающихся измерению терминах. Если в проекте перечислен ряд задач, то все они должны быть связаны между собой и быть необходимыми и достаточными для достижения цели проекта.
Задачи могут быть нескольких типов:
§ направленные на благополучателей;
§ касающиеся организации, региона;
§ экономические;
§ социальные;
§ политические и т. д.
Признаки хороших задач – когда они:
§ являются логическим следствием проблемы;
§ напрямую связаны с деятельностью по проекту и направлены на решение заявленной проблемы для достижения поставленной цели (причинно-следственная связь);
§ сформулированы четко и конкретно, выражены не общими словами, а в количественных и качественных индикаторах, которые могут стать показателями успешности выполнения проекта;
§ представляют собой конкретные промежуточные измеряемые результаты в ходе реализации проекта.
Задачи должны быть реалистичными, т.е. положительно отвечать на вопросы:
§ возможно ли их решение в указанные сроки;
§ выполнимы ли они заявленными материальными и нематериальными ресурсами.
4. МЕТОДЫ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА
Этот раздел содержит описание форм и содержания деятельности (перечень мероприятий), необходимых для получения желаемых результатов с помощью имеющихся ресурсов. Финансирующей организации должно быть ясно: что будет сделано; кто, как, когда и в какой последовательности будет осуществлять действия; какие ресурсы будут при этом использованы. Формулируя эти позиции, важно проследить смысловую и содержательную взаимосвязь логической цепочки “проблемы – цели – задачи – методы”.
Все виды деятельности, перечисляемые в методах, в большинстве случаев довольно стандартны: проведение консультаций, семинаров, круглых столов, конференций, выпуск бюллетеней и т. д., поэтому единственный ключ к успеху данного раздела – детали. Если речь идет об обучении, то кто будет вести занятия (соответствует ли профессиональный и образовательный уровень этого человека заявленной теме), как планируется оценить качество обучения, предусмотрены ли раздаточные материалы, кто будет участниками семинаров, как они будут использовать полученные знания на практике и каким образом от этого изменится положение благополучателей, предполагается ли просто продлить действие существующих программ или предусмотрено введение новых эффективных механизмов решения проблемы, географическое или тематическое расширение деятельности, числа благополучателей, услуг и т. д.
Данный раздел идеален для описания нововведений и творческих путей выполнения деятельности. Это может стать “изюминкой проекта”. Но в то же время все они должны быть оправданы, обоснованы и хорошо аргументированы, чтобы убедить финансирующую организацию в необходимости и положительном эффекте от их применения.
Если проект направлен на использование моделей других стран – нужно обоснование (почему организаторы проекта уверены, что это “сработает” в российских условиях), расчет (учет внешних факторов и рисков) и т. д. Если проект пилотный, то важная составляющая его описания – тиражирование и воспроизводимость модели.
Другими словами, при описании методов необходимо обратить внимание на следующие моменты:
§ соответствие стратегий и механизмов деятельности цели и задачам проекта;
§ соответствие деятельности заявленным результатам;
§ опыт организации в проведении подобных мероприятий;
§ наличие профессиональных кадров, обоснованность привлечения специалистов (кроме того, определены ли различные функции и как они распределяются среди сотрудников и исполнителей проекта);
§ соответствие запрашиваемых и имеющихся ресурсов планируемой деятельности;
§ реалистичность мероприятий с учетом временных рамок и бюджета;
§ инновационность / возможный риск;
§ направлены ли указанные в заявке виды деятельности на устранение причин проблемы или на следствие;
§ если в заявке предусматривается сотрудничество с другой организацией или структурой, как распределены обязанности и ответственность каждой стороны, является ли это сотрудничество фактическим или только возможным;
§ каким образом будет организована деятельность в рамках проекта с точки зрения управления, способов распространения информации и т. д.;
§ наличие механизмов тиражирования / воспроизведения модели (для пилотных проектов).
5. КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН ДЕЙСТВИЙ – подробное описание всех видов деятельности и мероприятий с указанием сроков.
Основной критерий – соответствие цели, задачам и методам проекта, реалистичность, выполнимость. Неопытность организации проявляется в неумении распределить время на планирование, подготовительную работу, проведение самого мероприятия и оценку и отчетность. При разработке этого раздела следует обратить внимание на следующие моменты:
§ наличие плана-графика реализации проекта или поэтапного описания проекта (это можно сделать как в текстовом формате, так и в виде таблицы);
§ реалистичность, выполнимость плана в заявленные сроки;
§ наличие ответственных за проведение каждого мероприятия, с перечнем видов деятельности и ресурсов, необходимых для его проведения;
§ соответствие запрашиваемых и имеющихся ресурсов планируемой деятельности (количественные и качественные показатели).
6. БЮДЖЕТ (СМЕТА РАСХОДОВ)
В сложившейся практике финансирования некоммерческих проектов и программ наиболее типичными являются следующие статьи бюджета:
§ оплата труда;
§ консультации и контрактные услуги;
§ аренда помещений, коммунальные услуги;
§ аренда и покупка оборудования;
§ расходные материалы (канцелярские принадлежности, книги, проезд на транспорте и т. п.);
§ прочие расходы (телефонные разговоры, проведение конференций, совещаний, организация и проведение исследований).
7. ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
Конкретные результаты (являются критериями оценки эффективности проекта), которые предполагается достичь в ходе реализации проекта, в количественном и качественном выражении.
Основные характеристики результатов:
§ соответствие цели, задачам проекта;
§ измеряемость (количественные и качественные показатели);
§ реалистичность результатов;
§ достижимость результатов.
8. МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА ПРОЕКТА
Мониторинг и оценка используются не только по итогам проекта, но и в текущей деятельности для определения прогресса. Определяется, как и кем (организацией или независимым экспертом) будет проводиться промежуточная и обобщающая оценка, какова роль систем мониторинга в управлении проектом и т. д.
План оценки должен быть хорошо разработан, описаны ее инструменты, критерии оценки должны быть адекватны результатам, количественные и качественные индикаторы (исходные данные для сопоставления) должны быть убедительными и обоснованными. Основной смысл этого раздела – показать, как будет осуществляться контроль за продвижением работы по проекту и соответствием деятельности цели и задачам.
Основными вопросами для проверки правильности составления данного раздела заявки являются:
§ раскрыт ли механизм оценки в целом;
§ какие данные для проведения оценки организация планирует собирать и каким образом их использовать;
§ каким образом будет оцениваться эффективность проекта, кто будет оценивать выполнение поставленных задач;
§ каковы критерии и механизмы (если предполагается анкетирование, то привести примерные вопросы или образец анкеты);
§ методы контроля и оценки выполнения проекта, показатели, запланированные отчеты, частота посещений мероприятий и т. п.;
§ предусмотрена ли система промежуточной оценки;
§ наличие внешней оценки.
9. ПРИЛОЖЕНИЯ К заявке обязательно прикладываются требуемые документы: копия устава организации; копия свидетельства о регистрации; учредительный договор (если есть); информация о присвоении кодов в Госкомстате; информация о банковском счете; копия баланса за последний отчетный период, проверенного налоговой инспекцией, или отчет по аудиторской проверке (если проводилась); информация об участниках проекта; биографии (резюме) основных исполнителей проекта; сопроводительное письмо руководителя организации; письма поддержки (если имеются); материалы, подтверждающие опыт организации в данной деятельности (ксерокопии газетных материалов, аудио- и видеоматериалы, печатные издания, брошюры, буклеты).
