Рабочая тетрадь №2 по теме «Планирование»

Составление плана действий. Что, где, когда, сколько денег (других ресурсов) на это надо? Определение краткосрочных и долгосрочных действий.

Планирование проекта - разработка такого документа (плана проекта), который определяет и документирует все действия, направленные на достижение поставленных целей.

План составляется для соблюдения порядка выполнения всех работ, определения необходимых ресурсов (материальных, финансовых, кадровых) разработки организационной структуры проекта и координации деятельности всех его участников (кто, что, когда и как будет делать).

Результат этапа планирования: создание рабочих документов, в которых прописаны: цели и задачи проекта, система предстоящих работ, логически увязанная по времени и месту, календарный план-графики работ, бюджет (смета), план-график расходов, описание системы работы команды и управления проектом.

 

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ЭТАПА ПЛАНИРОВАНИЯ

 

Основная цель планирования заключается в разработке плана проекта. При разработке плана проекта в качестве основы используют документацию этапа инициации проекта (Тетрадь 1).

С учетом уточненных целей определяется объем и виды предстоящих работ – тех видов деятельности, которые необходимы для достижения конкретных результатов (конечных продуктов). Строятся структурные схемы планируемых работ, отражающие степень их соподчиненности (главная – вспомогательная, более общая – часть общей), логическую взаимосвязь (до завершения работы А нельзя начинать работу Б, работы В и Г независимы и могут выполняться параллельно и т.д.).

Затем производится оценка длительности планируемых работ и составляется календарный план-график, содержащий сведения о работах, последовательности и времени их выполнения.

Проводится детализированное описание отвечающих за выполнение работ, определяется степень их ответственности, форм участия в работах (матрица ответственности).

С учетом этих данных уточняются виды и объемы необходимых ресурсов, строится график их поступления. Корректируется объем ожидаемых затрат и составляется детализированный бюджет проекта.

Производится идентификация и оценка рисков, разрабатывается план реагирования на риски.

Из-за многомерности исходной информации, ее фрагментарности в ходе планирования не один раз приходится возвращаться к тому, что уже было разработано. Иногда возникает необходимость повторно пересматривать и содержание, и порядок уже намеченных работ.

На всех стадиях проектирования производится многократное уточнение планов путем перехода от более укрупненного описания предстоящих работ к более детальному.

Но любой цикл планирования начинается с уточнения цели и задач проекта.

Цель всегда должна быть связана с проблемой, для решения которой реализуется данный проект (не знаешь – научим, не можешь – поможем, не хочешь – заставим).

Задачи - конкретное описание того, что будет выполнено и достигнуто, частные результаты, этапы на пути к достижению цели. Задачи лучше формулировать и перечислять в виде списка, а не излагать и описывать в повествовательной форме.

При разработке матрицы ответственности исходят из следующих определений:

- ответственность – обязательство, которое человек должен выполнять;

- сфера ответственности – круг задач, за успешное решение которых отвечает человек в данном проекте;

- полномочия – право на приятие решений в рамках выделенного круга задач.

Зная перечень и порядок работ, имея список ответственных за их выполнение, можно составить календарный план-график проекта.

В плане-графике проекта указываются плановые даты начала и завершения всего проекта, его отдельных фаз, пакетов работ, отдельных работ и конкретных операций. Наличие такого расписания помогает контролировать сроки выполнения работ, строить прогноз о своевременности завершения проекта в целом.

Порядок разработки плана-графика проекта включает следующие шаги:

- определение взаимосвязей между работами (операциями) и контрольными событиями проекта;

- оценка ресурсного обеспечения работ (работники какой квалификации нужны, когда, на какой период);

- оценка длительности работ (иногда делается несколько вариантов оценки: для благоприятного развития событий и отдельно для неблагоприятного);

- оптимизация расписания проекта путем встраивания наилучших из возможных вариантов сочетаний работ, эффективной загрузки исполнителей.

 

РЕСУРСНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

 

Сетевые модели проекта строятся на основе идеального предположения о наличии всех необходимых ресурсов: людских, материально-технических, финансовых и т.д. Реально доступность ресурсов ограничена. Поэтому в число обязательных составляющих разработки проектной документации входит ресурсное планирование.

Алгоритм ресурсного планирования включает:

- составление перечня необходимых ресурсов;

- определение объемов и сроков ресурсного обеспечения конкретных операций;

- оценку доступности ресурсов;

- определение источников и порядка приобретения недостающих ресурсов.

 

БЮДЖЕТ ПРОЕКТА

 

С учетом всех планируемых операций, связанных с ними затрат, формируется бюджет проекта. Он предназначен для планирования связанных с выполнением проекта перемещений денежных средств.

В бюджете проекта содержится:

- информация о том, откуда, когда и какие денежные средства поступят в распоряжение команды проекта;

- сведения о том, на какие конкретно операции, когда и какие средства будут потрачены.

Как и все прочие планы, с которыми он связан, бюджет проекта постоянно корректируется и уточняется.

Его первоначальный вариант (предварительный бюджет) создается для обсуждения и обоснования затрат, обоснования и планирования возможных поступлений.

Уточненный бюджет проекта создается с учетом проведенных переговоров с поставщиками и будущими исполнителями. В нем учитываются суммы, указанные в согласованных проектах будущих контрактов.

Утверждаемый в конце этапа планирования окончательный (официальный) бюджет проекта создается на основе готовой рабочей документации. Он дает исчерпывающий перечень директивных ограничений использования финансовых ресурсов.

 

 

ПЛАН ПРОЕКТА (ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ)

 

Результатом всех описанных выше работ становится комплексный план проекта. Его примерную структуру можно представить в следующем виде:

 

Краткое обзорное описание проекта:

 

Название:


 


 

Слоган:


 


 

Решаемая проблема:


 


 

Цели:


 


 

Задачи:


 


 

Ожидаемые результаты:


 


 

Организационные связи, система управления проектом:


 


 

Комплекс планируемых работ:

 

- какие мероприятия необходимы для достижения результатов проекта


 


 

- иерархическая структура работ (что за чем)


 


 

- план-график:

№ п/п

Мероприятие

Сроки

Исполнитель

 

Откуда, когда и какие денежные средства могут поступить в распоряжение команды проекта


 


 

На какие конкретно операции, когда и какие средства будут потрачены


 


 

Составьте смету затрат.

Контрольный список помогает убедиться в том, что ключевые действия этапа Планирования выполнены, основные результаты получены, необходимые решения приняты, ведется мониторинг за показателями проекта.

 

Вопрос

Да

Комментарии

Действия этапа планирования

Цели и задачи определены?

   

Перечень мероприятий – сформулирован?

 

 

Степень ответственности членов команды определена?

   

Календарный план-график проекта разработан (спланированы четкие даты начала и окончания для каждой операции проекта, для каждого пакета работ, для каждой фазы и для всего проекта в целом)?

   

Ресурсное обеспечение проекта спланировано (есть ли четкое понимание, когда, какие исполнители, на каких операциях, в каком количестве будут нужны)?

   

Бюджет проекта разработан (есть понимание, в каком отчетном периоде, на какие цели, сколько денег необходимо израсходовать)?

   

Меры реагирования на риски проекта спланированы?

   

Результаты этапа планирования

Разработан план проекта?

   

Принятие решения о переходе к следующему этапу

Участники проекта ознакомлены с планом проектам?

   

 

Основные идеи и выводы: