Уважаемые коллеги, приглашаем Вас поделиться своим опытом и рассказать о проектах над которыми Вы работаете или об уже выполненных проектах. В этой статье содержится типичная структура проекта, которая поможет составить его описание. Чем больше описание будет соответствовать данной структуре, тем она будет более полной и интересной в плане обмена опытом. Фото и видео материалы приветствуются. Ждем Ваших заявок на размещение информации! Заявку на размещение можно подать через форму обратной связи.
Типичная структура проекта:
- Титульный лист («визитная карточка» проекта) – 1 страница, которая содержит информацию об организаторе-исполнителе и о проекте:
- название проекта, которое должно быть кратким, образным и ярким, привлекающим внимание и отражать суть предполагаемой деятельности (например, «Защитим их права!», «Будущее не ждет!», «Реальному опыту – творческую жизнь!», «Уходящие ремесла» и т.д.);
- данные об организации-исполнителе: название, юридический и фактический адрес, телефон/факс, электронная почта, номер расчетного счета;
- данные об организациях-партнерах (государственных или общественных организациях, поддерживающих программу или принимающих участие в ее реализации): наименование, адрес, вклад в проект, возможная мотивация;
Журнал «Дом культуры» Адрес: 107031, г.Москва, ул. Рождественка, д. 5/7, стр. 1 |
Престижное партнерство. Профессиональное консультирование. Расширение сотрудничества в рамках сетевой структуры. Опыт работы в региональных проектах. Продвижение новых технологий в области культурно-досуговой работы. Новые партнерские связи. Профессиональные и личные контакты. |
данные о руководителе проекта (иногда и данные о бухгалтере проекта): ФИО, звание, должность, адрес, телефон/факс, электронная почта;
- радиус (география) действия программы: регион, город, микрорайон города, поселение и т.п.;
- срок и продолжительность реализации проекта (например, один год, с 01.09.2006 по 01.09.2007, как правило, не более 2-3 лет);
- стоимость проекта: требуемый объем финансирования (запрашиваемая сумма) и доля имеющихся источников финансирования (собственный вклад организации или средства, привлеченные из других источников).
- Аннотация проекта (не более двух страниц). Она представляет собой краткое, концентрированное изложение проекта, предельно конкретно, сжато и выразительно отражающее смысл его основных разделов. В ней содержится информация о заявителе, его прежних достижениях, излагается актуальность программы, ее цели, задачи, форма реализации и содержание деятельности, ресурсы организации, запрашиваемая сумма, т.е. повторяются все части проекта, по несколько предложений на каждую часть. Аннотация является фундаментом, на котором строится весь проект, каркасом для описания задач и обоснования бюджета, краткой формулировкой предложений для решения поставленных задач и удовлетворения заявителя. В ней содержатся ответы на вопросы:
- Кто?
Презентация организации-заявителя содержит:
- дату регистрации,
- цели и задачи организации, подающей заявку;
- ресурсы организации (кадровые, финансовые, материально-технические и т.д.);
- уникальность организации, опыт работы, ее наиболее впечатляющие достижения, имеющие отношение к проекту;
- оценку и признание результатов прежних проектов, аналогичных предлагаемому;
- прецеденты финансовой поддержки, получаемой из других источников;
- опыт сотрудничества с органами власти и другими организациями и структурами, занимающимися решением проблемы, на которую направлен проект;
- доказательства уровня квалификации и компетентности, необходимого и достаточного для выполнения поставленных задач.
- Для кого?
Благополучатели – конкретные люди или целевые аудитории, на которых направлена деятельность по проекту и жизнь которых улучшится в результате реализации проекта.
- Почему?
- Должна быть представлена проблема (проблема - это отсутствие чего-то, что-то негативное, приносящее вред, то, что требует изменения), на решение которой направлен проект и ее анализ (причины этого негативного явления и его последствия). Т.е. проблемы благополучателей, или внешние социальные условия, препятствующие, тормозящие, оказывающие негативное воздействие на решение этих проблем.
- Анализ проблемы должен быть убедительным: четко сформулирован, хорошо аргументирован и подкреплен информацией, статистикой, экспертной оценкой.
- Актуальность проекта - организация должна показать актуальность проблемы для местного сообщества и региона, какие организации и структуры занимаются ее решением и собственный опыт работы. Если организация не единственная, которая работает в данной области, то важно объяснить, в чем заключается уникальность ее деятельности по сравнению с другими, не будет ли проект дублировать деятельность другой, возможно, более сильной, известной или успешной организации и почему именно этот проект будет способствовать более эффективному решению проблемы. Положительным моментом является опыт работы организации с другими некоммерческими организациями или структурами, которые призваны заниматься решением данной проблемы, и привлечение их к реализации проекта.
- Что хочет сделать?
- конкретные шаги по решению проблем;
- как может сделать?
- описание способов/методов решения проблем;
- с каким результатом?
- конкретные показатели того, что в результате решения проблем жизнь благополучателей улучшилась;
- сколько денег (ресурсов) для это необходимо?.
Основная задача это раздела заявки — показать связь между интересами организации, разрабатывающей проект и интересами финансирующего органа.
Кроме того, необходимо учитывать следующее:
- характеристику ситуации не следует включать внутренние проблемы деятельности организации-заявителя, такие как: недостаток финансовых средств, отсутствие кадров, слабая материально-техническая база и т.п.;
- обозначенные проблемы, определившие актуальность проекта, необходимо проиллюстрировать (подтвердить) материалами собственных или специализированных социологических исследований, публикациями в СМИ, статистическими данными и т.п.;
- проблемы, решаемые в рамках проекта, необходимо связать с функциями и задачами организации (указать, как проект соотносится с деятельностью организации, ее миссией и задачами);
- масштаб проблем должен быть в пределах разумного, а их характер и содержание должно быть связано с интересами организации, выделяющей средства.
- Цели и задачи проекта.
Следует обратить внимание на то, чтобы цели были связаны с проблемами, а задачи представляли собой конкретные и поддающиеся измерению способы изменения ситуации (решение проблемы), характеристика которой давалась ранее.
Цель - общее описание предполагаемых результатов и ожиданий, наивысшая точка достижений, к которой стремится организация в ходе реализации проекта.
Цель должна быть реалистичной и соотносится с проблемой, задачами, видами деятельности и бюджетом проекта. Предполагаемые цели должны соответствовать самому высокому уровню результата, т.е. существенно улучшить ситуацию, изложенную в описании проблемы.
Фактически цель - уникальное решение проблемы организацией, обладающей необходимыми знаниями, опытом, ресурсами, действия по устранению негативного явления или его причин.
Задачи - конкретное описание того, что будет выполнено и достигнуто, частные результаты, этапы на пути к достижению цели. С точки зрения оформления текста заявки, задачи лучше формулировать и перечислять в виде списка, а не излагать и описывать в повествовательной форме.
Задачи формулируются в виде утверждений о действиях в ориентированных на результат, основанных на эффективности работы и поддающихся измерению терминах. Если в проекте перечислен ряд задач, то все они должны быть связаны между собой и быть необходимыми и достаточными для достижения цели проекта.
Задачи могут быть нескольких типов: направленные на благополучателей, касающиеся организации, региона, экономические, социальные, политические и т.д.
Признаки хороших задач:
- являются логическим следствием проблемы;
- напрямую связаны с деятельностью по проекту и направлены на решение заявленной проблемы для достижения поставленной цели (причинно-следственная связь);
- сформулированы четко и конкретно, выражены не общими словами, а в количественных и качественных индикаторах, которые могут стать показателями успешности выполнения проекта;
- представляют собой конкретные промежуточные измеряемые результаты в ходе реализации проекта.
Когда задача формулируется как результат, то она определяет конечный итог определенной деятельности: … кол-во детей пройдет обучение / провести обучение … детей. Задачи должны быть реалистичными: возможно ли решение поставленных задач в указанные сроки, выполнимы ли поставленные задачи заявленными материальными и нематериальными ресурсами. Например, задача снижения уровня потребления наркотиков несовершеннолетними на 50% в 10 средних школах в течение 1года нереалистична.
- Методы реализации проекта. Этот раздел содержит описание форм и содержания деятельности (перечень мероприятий), необходимых для получения желаемых результатов с помощью имеющихся ресурсов. Финансирующей организации должно быть ясно: что будет сделано; кто, как, когда и в какой последовательности будет осуществлять действия; какие ресурсы будут при этом использованы. Формулируя эти позиции, важно проследить смысловую и содержательную взаимосвязь логической цепочки «проблемы — цели — задачи — методы».
Все виды деятельности, перечисляемые в методах, в большинстве случаев, довольно стандартны: оказание консультаций, проведение семинаров, круглых столов, выпуск бюллетеней, проведение конференций и т.д., поэтому единственный ключ к успеху данного раздела - детали. Если речь идет об обучении, то кто будет вести занятия (соответствует ли профессиональный и образовательный уровень этого человека заявленной теме), как планируется оценить качество обучения, предусмотрены ли раздаточные материалы, кто будет участниками семинаров, как они будут использовать полученные знания на практике и каким образом от этого изменится положение благополучателей, предполагается ли просто продлить действие существующих программ или предусмотрено введение новых эффективных механизмов решения проблемы, географическое или тематическое расширение деятельности, числа благополучателей, услуг и т.д. Данный раздел идеален для описания нововведений и творческих путей выполнения деятельности. Это может стать «изюминкой проекта». Но, в то же время, все они должны быть оправданы, обоснованы и хорошо аргументированы, чтобы убедить финансирующую организацию в необходимости и положительном эффекте от их применения. Если проект направлен на использование моделей других стран - нужно обоснование (почему организаторы проекта уверены, что это «сработает» в наших условиях), расчет (учет внешних факторов и рисков) и т.д. Если проект пилотный, то важная составляющая его описания - тиражирование и воспроизводимость модели.
Другими словами, при описании методов необходимо обратить внимание на следующие моменты:
- соответствие стратегий и механизмов деятельности цели и задачам проекта;
- соответствие деятельности заявленным результатам;
- опыт организации в проведении подобных мероприятий;
- наличие профессиональных кадров, обоснованность привлечения специалистов (кроме того, определены ли различные функции и как они распределяются среди сотрудников и исполнителей проекта);
- соответствие запрашиваемых и имеющихся ресурсов планируемой деятельности;
- реалистичность мероприятий с учетом временных рамок и бюджета;
- инновационность / возможный риск;
- направлены ли указанные в заявке виды деятельности на устранение причин проблемы или на следствие;
- если в заявке предусматривается сотрудничество с другой организацией или структурой, как распределены обязанности и ответственность каждой стороны, является ли это сотрудничество фактическим или только возможным;
- каким образом будет организована деятельность в рамках проекта с точки зрения управления, способов распространения информации и т.д.;
- наличие механизмов тиражирования / воспроизведения модели (для пилотных проектов).
- Календарный план действий - подробное описание всех видов деятельности и мероприятий с указанием сроков.
Основной критерий - соответствие цели, задачам и методам проекта, реалистичность, выполнимость. Неопытность организации просматривается в неумении распределить время на планирование, подготовительную работу, проведение самого мероприятия, оценку и отчетность.
При разработке этого раздела следует обратить внимание на следующие моменты:
- наличие плана - графика реализации проекта или поэтапного описания проекта (это можно сделать как в текстовом формате, так и в виде таблицы);
- реалистичность, выполнимость плана в заявленные сроки;
- наличие ответственных за проведение каждого мероприятия, с перечнем видов деятельности и ресурсов необходимых для его проведения;
- соответствие запрашиваемых и имеющихся ресурсов планируемой деятельности (количественные и качественные показатели).
- Бюджет (смета расходов). В сложившейся практике финансирования некоммерческих проектов и программ наиболее типичными являются следующие статьи бюджета:
- оплата труда;
- консультации и контрактные услуги;
- аренда помещений, коммунальные услуги;
- аренда и покупка оборудования;
- расходные материалы (канцелярские принадлежности, книги, проезд на транспорте и т.п.);
- прочие расходы (телефонные разговоры, проведение конференций, совещаний, организация и проведение исследований).
- Ожидаемые результаты.
Конкретные результаты (являются критериями оценки эффективности проекта), которые предполагается достичь в ходе реализации проекта в количественном и качественном выражении.
Основные характеристики:
- соответствие результатов цели, задачам проекта;
- измеряемость (количественные и качественные показатели);
- реалистичность результатов;
- выполнимость результатов.
- Мониторинг и оценка проекта
Мониторинг и оценка используются не только по итогам проекта, но и в текущей деятельности для определения прогресса. Определяется как и кем (организацией или независимым экспертом) будет проводиться промежуточная и обобщающая оценки, какова роль систем мониторинга в управлении проектом, и т.д.
План оценки должен быть хорошо разработан, описаны ее инструменты, критерии оценки должны быть адекватны результатам, количественные и качественные индикаторы (исходные данные для сопоставления) должны быть убедительными и обоснованными.
Основной смысл этого раздела - показать как будет осуществляться контроль над продвижением работы по проекту и соответствием деятельности цели и задачам.
Основными вопросами для проверки правильности составления данного раздела заявки являются:
- описан ли механизм оценки в целом;
- какие данные для проведения оценки организация планирует собирать и каким образом их использовать;
- каким образом будет оцениваться эффективность проекта, кто будет оценивать выполнение поставленных задач;
- каковы критерии и механизмы (если анкетирование - примерные вопросы или образец анкеты);
- методы контроля и оценки выполнения проекта, показатели, запланированные отчеты, частота посещений мероприятий и т.п.;
- предусмотрена ли система промежуточной оценки;
- наличие внешней оценки.
- Приложения.
- копия Устава организации;
- копия Свидетельства о регистрации;
- Учредительный договор (если есть);
- информация о присвоении кодов в Госкомстате;
- информация о банковском счете;
- копия баланса за последний отчетный период, проверенного налоговой инспекцией или отчет по аудиторской проверке (если проводилась);
- информация об участниках проекта;
- биографии (резюме) основных исполнителей проекта;
- сопроводительное письмо руководителя организации;
- письма поддержки (если имеются);
- материалы, подтверждающие опыт организации в данной деятельности (ксерокопии газетных материалов, аудио и видео материалы, печатные издания, брошюры, буклеты)